Als Nico mich, Christiane, damit beauftragte, die interne Koordination zu übernehmen, stand ich vor einer spannenden Herausforderung:
Wie können wir all die laufenden Projekte, neuen Anfragen, Deadlines, Gantt Charts, Statusberichte und To-Dos unserer Teammitglieder und Kunden so strukturieren, dass wir nichts aus den Augen verlieren – und trotzdem flexibel bleiben?
Die Auswahl an Tools ist riesig: Trello, Asana, Monday, ClickUp… Die Liste ließe sich endlos weiterführen. Doch jedes System bringt seine Eigenheiten und Einschränkungen mit. Wir wollten ein Tool, das mehr kann als nur To-Do-Listen und Boards.
Das digitale Rückgrat unserer Projekte: Notion im Einsatz
In meiner Recherche stach Notion schnell heraus:
- flexibler Aufbau von Datenbanken, Tabellen und Dashboards
- viele Integrationen und Erweiterungen
- kostenlose Nutzung für kleine Teams – perfekt zum Einstieg
- individuelle Anpassbarkeit (kein starres Korsett, sondern fast wie ein Baukasten)
Damit war die Entscheidung gefallen.
Die ersten Stolpersteine
So viel Freiheit hat aber auch eine Kehrseite. Zu Beginn war es gar nicht so einfach, die richtige Struktur zu finden:
- Welche Tabellen brauchen wir wirklich?
- Wie verknüpfen wir Projekte, Aufgaben und Deadlines sinnvoll miteinander?
- Wie stellen wir sicher, dass jedes Teammitglied den Überblick behält, ohne sich durch endlose Seiten klicken zu müssen?
Kurz gesagt: Notion gibt dir fast unbegrenzte Möglichkeiten – aber man muss sich trauen, zu experimentieren und anzupassen.
Von Chaos zur Klarheit
Nach einer intensiven Testphase und einigem Tüfteln hat sich bei uns ein System etabliert, das heute das Rückgrat unserer Teamarbeit bildet:
Projektdatenbank: Jedes Projekt mit Infos zu Kunde, Ansprechpartner, Budget, Status und nächsten Schritten.
- Timeline-Ansichten & Gantt Charts: um Deadlines im Blick zu behalten.
- Team-Dashboard: Jede:r sieht auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen.
- Automatisierte Verknüpfungen: Aufgaben sind mit Projekten, Verantwortlichen und Deadlines verbunden – doppelte Einträge oder Datenchaos gehören der Vergangenheit an.
- Zentrale Wissenssammlung: Alles, was wir fürs Team brauchen – von Vorlagen über Styleguides bis zu Meeting-Notizen – ist an einem Ort abgelegt.
Notion ist für uns mehr als ein Tool geworden. Es ist unser gemeinsamer Workflow, der uns den großen Vorteil schafft, dass alle mit dem gleichen System arbeiten können. Mit einer extra Ration Kaffee konnten wir uns durch die Funktion testen und erreichten dadurch u.a. eine transparente Kommunikation sowohl untereinander, als auch gegenüber den Kunden. Durch die Agilität des Programms können wir Anpassungen jederzeit vornehmen und jedes Teammitglied up-to-date halten, selbst wenn er/sie später ins Projekt einsteigt.
Damit ist Notion für uns mehr als nur eine Software – es ist ein digitales Zuhause, das uns hilft, Projekte effizient, kreativ und stressfreier umzusetzen.
